ارسال پیام یکی از راه های ارتباطی رایج در عصر دیجیتال امروزی است. با این حال، گاهی اوقات پیام ها به دلایل مختلف به دست گیرندگان مورد نظر خود نمی رسند. برای اطمینان از اینکه پیام های شما با موفقیت تحویل داده می شوند،

مرحله 1: اطلاعات گیرنده را بررسی کنید مطمئن شوید که اطلاعات تماس گیرنده، از مله آدرس ایمیل، شماره تلفن، یا نام کاربری او را در پلت فرم پیام‌رسانی وارد کرده‌اید. بررسی مجدد این اطلاعات می تواند از ارسال پیام به شخص اشتباه یا عدم رسیدن پیام به گیرنده مورد نظر جلوگیری کند.

مرحله ۲: تأیید محتوای پیام قبل از ارسال پیام، محتوای آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که با دستورالعمل‌ها یا خط‌مشی‌های تعیین‌شده توسط پلتفرم پیام‌رسان یا ارائه‌دهنده خدمات مطابقت دارد. برخی از پلتفرم‌ها ممکن است پیام‌های حاوی هرزنامه، زبان توهین‌آمیز یا سایر موارد نقض را مسدود یا فیلتر کنند. با رعایت این دستورالعمل ها، شانس ارسال موفقیت آمیز پیام خود را افزایش می دهید.

مرحله 3: اتصال اینترنت را بررسی کنید قبل از ارسال پیام خود مطمئن شوید که اتصال اینترنت پایداری دارید. اتصال ضعیف یا نامطمئن می تواند باعث تاخیر یا عدم موفقیت در تحویل پیام شود. در صورت امکان، برای جلوگیری از هرگونه اختلال، به یک شبکه امن و قابل اعتماد متصل شوید.

مرحله ۴: اندازه پیام را در نظر بگیرید اگر فایل‌ها یا پیوست‌های بزرگی را ارسال می‌کنید، به محدودیت‌های اندازه فایل که توسط پلتفرم پیام‌رسان یا ارائه‌دهنده خدمات ایمیل اعمال می‌شود، توجه داشته باشید. فایل های بزرگ ممکن است با موفقیت تحویل نشوند یا ممکن است زمان بیشتری برای انتقال طول بکشد. فشرده سازی فایل ها یا استفاده از روش های اشتراک گذاری فایل جایگزین می تواند به غلبه بر این محدودیت ها کمک کند.

مرحله 5: از بارگذاری بیش از حد سرورها اجتناب کنید هنگام ارسال پیام های انبوه یا شرکت در چت های گروهی، به محدودیت های سرور توجه کنید. ارسال تعداد بیش از حد پیام در مدت کوتاهی می تواند سرورها را تحت فشار قرار دهد و به طور بالقوه منجر به مشکلات تحویل شود. برای اطمینان از نرخ تحویل بهتر، سرعت ارسال پیام خود را افزایش دهید و از ارسال هرزنامه به دیگران خودداری کنید.

مرحله 6: بررسی وضعیت پیام پس از ارسال پیام، وضعیت آن را کنترل کنید تا مطمئن شوید که با موفقیت تحویل داده شده است. برخی از پلتفرم‌های پیام‌رسان، رسید خواندن یا تأییدیه‌های تحویل را ارائه می‌کنند، که می‌تواند خیالتان را راحت کند که بدانید پیامتان به مقصد رسیده است.

مرحله ۷: عیب‌یابی مشکلات فنی اگر در حین تحویل پیام با مشکلات فنی یا خطا مواجه شدید، عیب‌یابی مشکل را امتحان کنید. راه‌اندازی مجدد دستگاه، به‌روزرسانی برنامه پیام‌رسانی، یا تماس با پشتیبانی مشتری می‌تواند به رفع اشکالات فنی اساسی که ممکن است مانع از تحویل موفقیت‌آمیز پیام شود، کمک کند.

مرحله 8: از روش‌های ارتباطی جایگزین استفاده کنید اگر همه چیز شکست خورد و پیام‌های شما به طور مداوم تحویل داده نشد، از روش‌های ارتباطی جایگزین استفاده کنید. این می تواند شامل برقراری ارتباط از طریق پلتفرم های مختلف پیام رسانی، ایمیل، تماس های تلفنی یا حتی نامه های فیزیکی در صورت لزوم باشد.

با دنبال کردن این هشت مرحله، می توانید شانس ارسال موفقیت آمیز پیام های خود به گیرندگان مورد نظر خود را افزایش دهید.

13 دلیل برای عدم تحویل پیام های شما و رفع آسان

علیرغم انجام اقدامات احتیاطی، مواردی وجود دارد که پیام ها به گیرندگان مورد نظر خود نمی رسند. در اینجا سیزده دلیل رایج برای عدم ارسال پیام ها و برخی راه حل های آسان برای غلبه بر این مشکلات آورده شده است:

1. اطلاعات تماس نادرست: جزئیات تماس گیرنده را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که دقیق هستند. برای جلوگیری از ارسال پیام به آدرس یا شماره اشتباه، هرگونه اطلاعات قدیمی را به روز کنید.

2. فرستنده مسدود شده: ممکن است گیرنده مخاطب شما را مسدود کرده باشد یا شما را به لیست هرزنامه خود اضافه کرده باشد. در چنین مواردی، تماس از طریق یک روش جایگزین یا درخواست رفع انسداد می تواند به حل مشکل کمک کند.

3. صندوق ورودی کامل: اگر صندوق ورودی گیرنده پر باشد، پیام‌های جدید قابل تحویل نیستند. به گیرنده توصیه کنید صندوق ورودی خود را پاک کند یا پیام را از طریق یک پلت فرم جایگزین ارسال کند.

4. مشکلات سرور:قطع یا تعمیر موقت سرور می‌تواند تحویل پیام را مختل کند. قبل از ارسال مجدد پیام، منتظر بمانید تا سرور دوباره عملیاتی شود.

5. مشکلات اتصال به اینترنت: اتصال ضعیف اینترنت در هر دو طرف می تواند منجر به شکست در تحویل پیام شود. قبل از ارسال مجدد پیام، از اتصال اینترنت پایدار هر دو طرف اطمینان حاصل کنید.

6. فیلتر کردن پیام: برخی از سیستم عامل های پیام رسانی یا ارائه دهندگان ایمیل از فیلترهای هرزنامه استفاده می کنند که ممکن است پیام های خاصی را مسدود کند. محتوای پیام خود را مرور کنید و هرگونه محرک احتمالی را که می‌تواند flبه عنوان هرزنامه اضافه شده است.

7. محدودیت‌های اندازه پیوست: پیام‌های دارای پیوست‌های بزرگ در صورتی که از محدودیت‌های اندازه اعمال‌شده توسط پلت‌فرم پیام‌رسان یا ارائه‌دهنده خدمات ایمیل فراتر بروند، ممکن است تحویل داده نشوند. فشرده سازی فایل ها یا استفاده از سرویس های اشتراک گذاری فایل می تواند به غلبه بر این محدودیت کمک کند.

8. محدودیت های شبکه: در محیط های خاص، مانند محل کار یا شبکه های عمومی، مدیران شبکه ممکن است خدمات پیام رسانی خاصی را محدود کنند. برای دور زدن این محدودیت‌ها، پیام را از شبکه دیگری ارسال کنید یا از VPN استفاده کنید.

9. مشکلات برنامه یا نرم‌افزار: برنامه‌ها یا نرم‌افزارهای پیام‌رسان قدیمی یا نادرست می‌توانند باعث مشکلات تحویل شوند. اطمینان حاصل کنید که از آخرین نسخه برنامه استفاده می کنید و در صورت وجود مشکلات، آن را دوباره نصب کنید.

10. سازگاری با دستگاه: برخی از پلتفرم‌های پیام‌رسان ممکن است با دستگاه‌ها یا سیستم‌عامل‌های خاصی سازگاری کامل نداشته باشند. بررسی کنید که دستگاه شما با الزامات پلتفرم برای تحویل بهینه پیام مطابقت دارد.

11. تنظیمات حریم خصوصی تماس: تنظیمات حریم خصوصی گیرنده ممکن است از ارسال پیام از مخاطبین ناشناس یا غیر اتصالات جلوگیری کند. درخواست کنید که به عنوان مخاطب اضافه شود یا تنظیمات حریم خصوصی را بر اساس آن تنظیم کنید.

12. مشکلات شماره تلفن موقت:اگر به شماره تلفن موقتی پیام می‌فرستید، مانند شماره‌هایی که برای تأیید آنلاین استفاده می‌شوند، تأخیر یا عدم موفقیت در تحویل ممکن است به دلیل عوامل مختلفی رخ دهد. اگر زمان مهم است، از یک روش جایگزین برای ارتباط استفاده کنید.

13. ازدحام شبکه:در زمان اوج استفاده، ازدحام شبکه می‌تواند باعث تاخیر در تحویل پیام شود. ارسال پیام در ساعات کم بار می تواند به اطمینان از تحویل سریعتر و مطمئن تر کمک کند.

با درک این دلایل رایج و به کارگیری راه حل های آسان ذکر شده، می توانید اکثر موانعی را که مانع تحویل پیام می شوند، عیب یابی کرده و بر آن غلبه کنید.

19 نکته برای تحویل موفق پیام

برای افزایش بیشتر شانس تحویل پیام موفق، نوزده نکته زیر را در نظر بگیرید:

1. اطلاعات تماس را به روز نگه دارید: به طور مرتب اطلاعات تماس خود را به روز کنید تا مطمئن شوید پیام ها به آدرس یا شماره صحیح به شما می رسد.
2. جلوگیری از محتوای مشابه هرزنامه: با اجتناب از استفاده بیش از حد از حروف بزرگ، نمادها یا کلمات کلیدی که معمولاً با هرزنامه همراه هستند، پیام‌هایی را ایجاد کنید که فیلترهای هرزنامه را فعال نمی‌کنند.
3. از خطوط موضوعی واضح و مختصر استفاده کنید: هنگام ارسال ایمیل، از خطوط موضوعی استفاده کنید که به طور دقیق محتوای پیام شما را خلاصه می کند. این به گیرندگان کمک می کند پیام شما را به راحتی اولویت بندی و شناسایی کنند.
4. پلتفرم‌های پیام‌رسانی قابل اعتماد را انتخاب کنید: پلت‌فرم‌های پیام‌رسانی معتبر و قابل اعتماد یا ارائه‌دهندگان خدمات ایمیلی را انتخاب کنید که به‌خاطر نرخ‌های تحویل بالا شناخته می‌شوند.
5. از گزینه‌های تأیید تحویل استفاده کنید: در صورت وجود، تأیید تحویل یا خواندن رسیدها را برای ردیابی وضعیت پیام‌های ارسالی خود فعال کنید.
6. صندوق ورودی خود را مرتباً پاک کنید: صندوق ورودی خود را مرتب و دور از درهم و برهمی نگه دارید تا مطمئن شوید پیام‌های جدید می‌توانند با موفقیت ارسال شوند.
7. از ارسال پیام های ناخواسته خودداری کنید: با خودداری از ارسال پیام های ناخواسته بدون رضایت قبلی، به حریم خصوصی گیرنده احترام بگذارید.
8. دستورالعمل‌های پلتفرم را دنبال کنید: برای جلوگیری از پرچم‌گذاری به‌عنوان هرزنامه یا نقض خط‌مشی‌های پلتفرم، به شرایط خدمات و دستورالعمل‌های تعیین‌شده توسط پلتفرم‌های پیام‌رسان پایبند باشید.
9. پیام‌های ارسال‌شده را نظارت کنید: به‌طور مرتب وضعیت پیام‌های ارسال‌شده را بررسی کنید تا هر گونه مشکل تحویل را فوراً شناسایی کنید.
10. کانال‌های ارتباطی جایگزین را در نظر بگیرید: اگر پیام‌ها به طور مداوم از طریق یک پلتفرم خاص تحویل داده نمی‌شوند، روش‌های ارتباطی جایگزین را برای اطمینان از تماس موفق بررسی کنید.
11. به‌طور منظم برنامه‌ها و نرم‌افزارها را به‌روزرسانی کنید: برنامه‌ها و نرم‌افزارهای پیام‌رسان را به‌روز نگه دارید تا از رفع اشکال‌ها، پیشرفت‌های امنیتی و بهبود عملکرد بهره‌مند شوید.
12. مراقب مناطق زمانی باشید: هنگام ارسال پیام‌های حساس به زمان در مناطق زمانی مختلف، زمان محلی گیرنده را در نظر بگیرید تا شانس تحویل به موقع را به حداکثر برسانید.
13. جزئیات گیرنده را دوبار بررسی کنید: قبل از ضربه زدن به ارسال، مطمئن شوید که اطلاعات تماس صحیح را وارد کرده‌اید تا از ارسال پیام‌های نادرست جلوگیری شود.
14. از ارسال بیش از حد پیام بپرهیزید: از ارسال بیش از حد پیام در مدت زمان کوتاه خودداری کنید، زیرا ممکن است منجر به مشکلات تحویل شود یا سرورهای پیام رسانی را تحت فشار قرار دهد.
15. اولویت پیام را در نظر بگیرید: اگر پیامی فوری است، سطح اولویت آن را مشخص کنید یا از روش‌های ارتباطی جایگزین برای اطمینان از توجه سریع استفاده کنید.
16. از آدرس های ایمیل جایگزین استفاده کنید: اگر چندین آدرس ایمیل داریداگر پیام‌هایی از حساب اصلی شما ارسال نمی‌شود، از یک آدرس جایگزین استفاده کنید.
17. تأیید لیست سفید و لیست سیاه ایمیل: بررسی کنید که آیا آدرس ایمیل شما در هر لیست سفید یا لیست سیاهی است که ممکن است بر تحویل پیام تأثیر بگذارد. اقدامات لازم را برای اصلاح هر گونه مشکل انجام دهید.
18. آموزش گیرندگان درباره فیلترهای هرزنامه: گیرندگان را در مورد محرک‌های احتمالی فیلتر هرزنامه مطلع کنید تا از پرچم‌گذاری یا فیلتر شدن ناخواسته پیام‌ها جلوگیری کنید.
19. تماس با پشتیبانی مشتری: اگر همه چیز ناموفق بود، با پشتیبانی مشتری برای پلتفرم پیام رسانی یا ارائه دهنده خدمات تماس بگیرید تا در حل مشکلات تحویل مداوم کمک کنید.

با اجرای این نکات، می توانید نرخ ارسال پیام خود را بهینه کنید و اثربخشی ارتباط را افزایش دهید.

منابع : 

1. HubSpot - HubSpot یک شرکت نرم‌افزار بازاریابی و فروش معروف است که منابع ارزشمندی را در مورد موضوعات مختلف از جمله پیام‌رسانی و بهترین شیوه‌های ارتباطی فراهم می‌کند.
2. پشتیبانی Google - پشتیبانی Google اسناد و راهنماهای رسمی مربوط به سرویس‌های Google، از جمله Gmail و دیگر پلت‌فرم‌های پیام‌رسان را ارائه می‌دهد.
3. پشتیبانی Microsoft - پشتیبانی مایکروسافت اسناد و منابع رسمی را برای محصولات مایکروسافت، از جمله Outlook و سایر خدمات پیام‌رسانی ارائه می‌کند.

این منابع معتبر برای جمع آوری اطلاعات دقیق و به روز در مورد شیوه های تحویل پیام، مسائل رایج و تکنیک های عیب یابی مورد استفاده قرار گرفتند.